Telefonservice und Sekretariatsservice
Ein Telefonservice kann auch als Sekretariatsservice bezeichnet werden. Es handelt sich um Bürodienste, bei denen Telefonanrufe im Namen von diversen Kunden angenommen werden. Da die Technik inzwischen sehr weit fortgeschritten ist, muss kein Mitarbeiter mehr ständig im Betrieb anwesend sein. Es ist sogar möglich, diese Tätigkeit vom eigenen Wohnzimmer aus zu tätigen.
Am besten ist es natürlich, wenn ein komplette Büroausstattung zur Verfügung steht.
Kommen nun Anrufe herein, werden sie von einer Telefonstimme, bei der es selbstverständlich reale Personen sind, empfangen und mehrere wichtige Daten aufgenommen. Anschließend werden die Informationen in das spezielle System eingegeben und weiter geleitet. Entscheidend sind Name, Unternehmen, Rufnummer sowie eine kurze Notiz zu den Gesprächsinhalten. Alle Informationen können dann per sms, Fax oder email an die zuständigen Kunden gesendet werden. Andere Angaben wie beispielsweise Produkterklärungen oder einen jeweiligen Ansprechpartner kann die Telefonistin ebenfalls einsehen.
Wer eine Hotline übernehmen will, muss zu vorher festgelegten Zeiten unbedingt erreichbar sein. Für den Fall der Abwesenheit, kann ein Anrufbeantworter geschaltet werden. Der Kunde kann dann ebenso darauf zugreifen. Wie bei jeder Arbeit, gibt es auch hier mehrere Vor- und Nachteile. Ein ganz entscheidend wichtiger Punkt sind die Kosten, die eingespart werden. Denn eine ausgebildete Sekretärin oder andere Fachkraft kommt viel teurer als der einfache Telefonservice.
Es ist allerdings möglich, das dort Telefonisten sitzen, die kaum oder gar keine Kenntnisse im Bereich Telefonie haben. Deshalb ist es empfehlenswert, wenn die Interessenten gewisse Fähigkeiten mitbringen. Dazu gehören u.a. Teamgeist, Freundlichkeit und eine gute Aussprache.
Die Abrechnung erfolgt in der Regel monatlich, ob nach Minuten, Benachrichtigung oder anderen Kriterien ist verschieden.
Auf jeden Fall ist ein Telefonservice eine kostensparende Tätigkeit, die heute von überall ausgeführt werden kann, sofern ein Telefonanschluss zur Verfügung steht. Für diese Form der Auslagerung, zu dem auch der Telefondienst zählt, ist außerdem der Begriff Outsourcing üblich.
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